Negli ultimi due anni il nostro approccio alla vita e alle attività lavorative è cambiato. E le antiche certezze sul project management sono mutate. Bisogna rivedere tempi e costi.
Prima di rispondere partiamo dalla realtà che stiamo vivendo, quella post pandemica sulla strada dell’endemia. Dal 30 gennaio 2020 quando due turisti della provincia di Wuhan, atterrati una settimana prima a Malpensa nell’anno della cultura e del turismo Italia-Cina, furono ricoverati all’istituto Spallanzani di Roma e trovati positivi al coronavirus, è iniziata la rivoluzione radicale, potente quanto la prima, la seconda, la terza e la quarta rivoluzione industriale. Il nostro approccio e il nostro modo di lavorare, oltre che di vivere, sono cambiati. Anche il nostro vocabolario come racconta il libro “Grammatica del nuovo mondo” si è arricchito, abbracciando termini come “lavoro svolto a distanza”, “distanziamento fisico” (evitiamo di parlare di “distanziamento sociale” o “distanziamento emotivo”, riportandoci a un universo disumano), “lockdown”, “paziente uno”, “zona rossa” (e tanti altri colori, da bianco a giallo, ad arancione), “variante Deltacron” e, recentemente, “dose booster” o richiamo.
Le “antiche” certezze sulla gestione dei progetti sono state, dunque, messe in discussione. Abbiamo dovuto, ciascuno nel proprio settore, rivedere lo scopo, i tempi e i costi. Cerchiamo ora, chiarita questa visione d’insieme comune a tutti noi, riflettere sul modo migliore per gestire i progetti futuri.
Di cosa parliamo:
- Attività ripetitive e nuove attività: avremo sempre processi
- da manager
- Rassegniamoci: non esiste il modo perfetto per gestire i nostri progetti
Attività ripetitive e nuove: avremo sempre processi
Prima ancora di addentrarci in riflessioni che riguardano come gestire un progetto, occorre fare una distinzione tra attività già svolte e nuove attività. Prendiamo il caso della fabbricazione di un determinato modello di computer o cellulare, già presenti sul mercato: per farlo sarà necessario seguire una serie di attività standardizzate. Si tratta, in sostanza, di svolgere attività ripetitive.
Esiste poi il caso di un’attività nuova, il cui risultato non sia stato ancora ottenuto in passato: questo caso, al pari di quello precedente, esige tuttavia da parte nostre la messa a fuoco delle attività da compiere e, con esse, delle risorse umane, finanziarie e materiali da adottare.
Dal punto di vista manageriale, in sostanza, un progetto – con attività già svolte o nuove – comporta una serie di processi. Nel caso di progetti unici, evidentemente, i processi che andremo ad adottare non potranno beneficiare di curve di apprendimento, almeno nella fase iniziale.
Competenze trasversali da manager
Nella realtà dei fatti la schematizzazione che abbiamo appena fatto lascia il campo a una combinazione di attività ripetitive e di attività uniche. Non c’è nulla di che spaventarsi, se non avere la consapevolezza che di fronte ad attività nuove occorrerà adottare una serie di strumenti, tecniche e approcci non utilizzati in passato.
Come spiega Tommaso Buganza, docente di Project management al MIP Politecnico di Milano, «dovremo ad esempio cominciare a capire quali attività devono essere svolte, cominciare a capirne i tempi, le risorse di cui abbiamo bisogno. Un po’ alla volta, quindi, cominceremo ad applicare una serie di strumenti di pianificazione e di strumenti di controllo specifici della gestione dei progetti». Per arrivare a una sintesi, se da una parte per affrontare un’attività nuova servono tecniche, metodi e strumenti di gestione, dall’altro è necessario conoscere quando è necessario adottarli.
Su una cosa, tuttavia, dobbiamo sgomberare il campo: la gestione di un progetto non è una competenza settoriale, ma manageriale. È evidente che alcuni ambiti richiedano competenze verticali, ma restando su un piano generale gestire un progetto significa indossare gli occhiali del manager.
Non esiste il modo perfetto per gestire i nostri progetti
Torniamo da dove eravamo partiti a giovedì 30 gennaio 2020. La data d’inizio dell’emergenza sanitaria legata al coronavirus è stata l’inizio di una rivoluzione: abbiamo dovuto ripensare, in sostanza, le attività ripetitive e individuarne di nuove. Tutto ciò ha rappresentato un cambiamento di prospettiva: le certezze hanno lasciato spazio alle incertezze o, se vogliamo riportare tutto all’ambito del project management, alla necessità di rivedere i nostri processi. È ciò che dovremo fare anche nella fase post pandemica con la consapevolezza che non esiste il modo perfetto per gestire i nostri progetti.
