La routine dell’incontro fisico tra le persone manca da più di un anno. Il lavoro a distanza è una grande sfida dal punto di vista organizzativo e del racconto dell’azienda.
Non c’è giorno in cui non si parli di smart working. Vale per il settore industriale come per quello terziario. Pensiamo, ad esempio, al caso di Tenaris Dalmine, l’azienda manifatturiera che produce tubi in acciaio: è di qualche settimana fa l’annuncio dell’adozione dello “smart working” per gli impiegati e le altre figure professionali per le quali sia praticabile. Oppure, ancora, alla sperimentazione dello “smart working” in Wind per tutti i giorni desiderati a partire dal mese di aprile. Il lavoro a distanza rappresenta una grande sfida dal punto di vista organizzativo: per tenere sotto controllo l’aumento dei costi di coordinamento tra le diverse attività e quelli di transazione, legati alla gestione degli scambi informativi fra le unità, serve promuovere la comunicazione interna attraverso l’ausilio di strumenti digitali. Cerchiamo, passo dopo passo, di inquadrare la situazione attuale e di condividere, a grandi linee, la strategia da adottare nella comunicazione interna alle nostre aziende.
Di cosa parliamo:
Secondo i dati contenuti nel “Rapporto sul mercato del lavoro 2020″ redatto dall’Istat, dal ministero Lavoro, dall’Inps, dall’Inail e dall’Anpal, l’emergenza sanitaria legata alla pandemia in atto ha prodotto «un mutamento repentino e radicale della modalità di erogazione della prestazione lavorativa», con un incremento del lavoro da remoto che nel secondo trimestre del 2020 ha interessato oltre 4 milioni di lavoratori, il 19,4% del totale, a fronte del 4,6% registrato nel secondo trimestre 2019. Ragionando in termini di fattori interni ed esterni all’azienda, il lavoro da remoto rappresenta una vittoria per tutti, un “win-win”: parlando di punti di forza interni, vince l’azienda che può continuare la sua attività e vincono i lavoratori che, non dovendo andare avanti e indietro dall’ufficio, possono meglio conciliare, in autonomia, le esigenze professionali con quelle personali. E vince, ragionando in termini di opportunità esterne, l’ambiente: grazie allo smart working, ad esempio, è nato il più grande parco nazionale d’Italia, formato dalla somma delle 25 aree protette naturali. L’impatto sull’ambiente dei mancati spostamenti tra casa e lavoro dei 4 milioni di “smart worker” consentirà, nell’arco di un anno, il taglio di anidride carbonica equivalente a quello prodotto da 1,5 milioni di ettari di boschi. Lo possiamo stimare mettendo insieme le statistiche presenti nel “Rapporto sul mercato del lavoro” con i dati contenuti nell’indagine “Smart working nell’era della digitalizzazione post-covid: da soluzione d’emergenza a strategia per la sostenibilità”, curata da Marco Frey della scuola Sant’Anna di Pisa.
Venendo meno la routine dell’incontro fisico tra le persone, il lavoro a distanza rappresenta una grande sfida dal punto di vista organizzativo e, in particolare, del coordinamento. Pensiamo, ad esempio, al mutuo adattamento, reso possibile dal classico incontro alla macchinetta del caffè così come dalla condivisione quotidiana fatta de visu del piano di lavoro e, più in generale, della missione e degli obiettivi aziendali. È in questo contesto che la comunicazione interna all’impresa da opportunità, così come si poteva definire nell’era pre-covid, è diventata oggi una necessità: per tenere insieme l’azienda in “smart working” e in vista della ripartenza dell’economia e del mercato del lavoro occorre progettarla, svilupparla e promuoverla giorno dopo giorno. È tempo, in sostanza, di “intranet of people” o “IoP”, intesa come la rete digitale interna alle società dedicata alle persone.
Prima di riflettere sugli strumenti della comunicazione interna, vediamo i capisaldi comuni a tutte le aziende, a prescindere dalla loro missione e dagli obiettivi contenuti nel piano strategico di sviluppo. Possiamo contarli con le dita di una mano: l’unità per il bene comune, il dialogo aperto, la formazione continua per la crescita, il benessere o welfare delle persone e, infine, la sostenibilità dell’impresa.
Circa gli strumenti da adottare per la comunicazione interna, se ne possono elencare tanti: la loro progettazione e adozione dipende dal budget a disposizione, perché se alcuni di loro sono a “costo zero”, per altri occorre preventivare investimenti economici sostanziosi. La comunicazione interna può essere fatta con una intranet aziendale evoluta (pensiamo alla nuova suite “Viva”, di cui si parla tanto, lanciata da Microsoft in tutto il mondo pochi giorni fa), un’applicazione mobile, una web radio e web tv (integrabili all’interno della stessa intranet), podcast aziendali, newsletter oppure un social media come Facebook (tramite “Workplace”).
Al netto dei capisaldi e degli strumenti digitali da utilizzare nella comunicazione interna, la messa in pratica deve essere realizzata nel rispetto della logica dei social media. La comunicazione interna, infatti, non può essere “top-down”, calata dall’alto, ma “bottom-up”, ossia deve vedere il coinvolgimento di tutti i collaboratori dell’azienda. Tanto più riusciremo a parlare alle persone, mettendole al centro della comunicazione interna, tanto più essa sarà efficiente ed efficace. Possiamo fare nostre le parole del giornalista e scrittore Massimo Gramellini: «In ciascuno di noi c’è una storia». Alla comunicazione interna spetta il compito di valorizzare il “know-how” e il “know-why” di ogni collaboratore. Così facendo essa accelererà la circolazione della conoscenza all’interno dell’azienda e, allo stesso tempo, promuoverà la leadership condivisa, archiviando – laddove fosse radicata in azienda – la leadership autoritaria.
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