Le riunioni in ufficio e ancora di più quelle digitali sono spesso subìte come una perdita di tempo. Come rendere i meeting efficaci e accendere le menti di chi partecipa.
Facciamo meeting su meeting al punto che è diventato fondamentale diventare esperti di gestione del tempo. E se l’efficienza dell’incontro è determinata dal rispetto dei tempi assegnati e dalla focalizzazione sugli argomenti da trattare, come possiamo valutare l’efficacia di un meeting di lavoro? Per rispondere a questa domanda facciamoci aiutare da alcuni spunti presenti nel libro dal titolo Accendere le menti di Ray Smilor, docente statunitense di imprenditorialità e consulente di processi imprenditoriali. Il libro, edito da Guerini Next, racconta come formare con creatività e intraprendenza, ma letto con gli occhi di Changes può aiutarci a riflettere su come guidare le riunioni di lavoro.
Di cosa parliamo:
- Il meeting efficace accende le domande
- Il meeting efficace dà spazio alla diversità
- Il meeting efficace adotta la regola 6×6 per le slide
- Il meeting efficace si misura in base al suo successo
Il meeting efficace accende le domande
Partiamo con la prima regola, quella delle domande. Vanno bene le risposte, ma prima ancora di offrire le nostre soluzioni, impariamo ad ascoltare attivamente chi abbiamo davanti, in presenza o a distanza (grazie alla rete). Smilor ricorda come la più elementare delle strategie di dialogo attivo consista nel porre domande. Possiamo, ad esempio, chiedere a chi abbiamo di fronte di alzare la mano, fisicamente o virtualmente, per rispondere a un quesito: «Più la domanda è personalizzata, più le persone si sentiranno coinvolte», suggerisce il mentore americano. Accanto al personale, occorre usare la chiave della sorpresa, stimolando le persone che si hanno di fronte a collegare diversi punti legati all’argomento da trattare.
Il meeting efficace dà spazio alla diversità
La seconda regola del meeting efficace riguarda il rispetto del diritto alla diversità di pensiero. La citazione da tenere presente è quella contenuta alla fine del film “Ricomincio da capo” del 1993, dove il meteorologo televisivo Phil Connors si sveglia nel letto accanto alla collega produttrice Rita Hansen. Rita chiede: «Brutto o bello?». Phil risponde: «Tutto ciò che è diverso è bello». Questo è il mantra del meeting efficace, capace di generare entusiasmo nei partecipanti, coinvolgendoli e «creando un’atmosfera favorevole alla creatività e all’innovazione».
Il meeting efficace adotta la regola 6×6 per le slide
In tema di supporti, attenzione a non esagerare: «Il materiale di supporto rappresenta un supporto, non una dipendenza». Non dobbiamo commettere l’errore di mostrare materiale non necessario all’incontro che abbiamo convocato. Le slide devono essere brevi, coincise, facili da leggere e comprensibili. Smilor fornisce anche la regola del 6×6: non più di sei righe per ogni slide con non più di sei parole per riga. Quindi, se la slide è semplice, chiara e facilmente leggibile, allora è un buon supporto visivo. In caso contrario, va rifatta. Sotto questo aspetto, ai tempi dell’intelligenza artifciale, può essere di aiuto Gamma.app, strumento di intelligenza artificiale capace di creare presentazioni in pochi secondi.
Il meeting efficace si misura in base al suo successo
Concludiamo, infine, su come valutare l’efficacia di un meeting di lavoro. Il meeting sarà di successo se, alla lettera, sarà semplice (“simple” in inglese), saprà sorprendere in qualche modo le aspettative di chi partecipa (“unexpected” in inglese), sarà concreto (“concrete” in inglese), ciò che esponiamo sarà credibile (“credibile” in inglese), sapremo accendere le emozioni (“emotional” in inglese) e, infine, sapremo raccontare storie propositive (“stories” in inglese) oltre ai dati e alle statistiche. Ovviamente, tutto questo è facile da scrivere ma più difficile da realizzare. Ma vale la pena di fare uno sforzo per creare meeting in cui ciascuno si senta coinvolto e dia il proprio contributo.
