Più strumenti digitali, più notifiche, più piattaforme: la promessa di produttività rischia di trasformarsi in frammentazione, sovraccarico e improduttività. Ecco perché il futuro del lavoro potrebbe dipendere dalla capacità di levare, non di aggiungere.
Non siamo mai stati così attrezzati. Abbiamo piattaforme per comunicare, software per pianificare, intelligenze artificiali per scrivere, sintetizzare, prevedere, correggere. Chi più ne ha, più ne metta. E ogni nuovo strumento si presenta davanti a noi con una promessa: quella di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare la produttività. Ma c’è qualcosa che non (sempre) torna. Perché avere più “cose” a disposizione non significa poterle usare tutte. Altrimenti, questo sistema sovraccarico rischia di esplodere.
Un esempio? Qualche tempo fa ho chiesto a un gruppo di manager quanti strumenti utilizzassero in una giornata tipo. Risposta: «Cinque, sei al massimo». Poi abbiamo iniziato a contarli davvero. E-mail, chat interna, calendario, CRM, gestionale, tool per i progetti, AI… Saremmo potuti andare avanti all’infinito. Abbiamo scelto di fermarci a venti. Venti strumenti in un giorno. Praticamente due e mezzo all’ora. Se vi sembrano pochi, è un problema. Ed è un problema ancora più grande se pensate che siano tutti indispensabili. Perché la verità è che alcuni lo sono. Altri, fanno numero. E anziché renderci più efficienti ci rendono solo più… confusi.
Il lavoro invisibile creato dai tool digitali
Torniamo alla promessa con cui ogni nuovo tool si presenta a noi: togliere complessità. Essere una soluzione. Che però, spesso, porta con sé un nuovo livello di gestione e crea una domanda implicita ma martellante: “hai controllato anche lì?” Eccola qui, la nuova forma di lavoro invisibile, quella che non appare nelle job description: il lavoro necessario per far funzionare il lavoro. Rispondere ai messaggi sparsi su canali diversi, capire dove è stata presa una decisione (prima che quale decisione sia stata presa), aggiornare sistemi che raccontano, con linguaggi diversi, la stessa verità. Ed ecco che l’efficienza comincia a vacillare, e trasformarsi nel suo contrario: improduttività.
Il costo nascosto della frammentazione nelle aziende
La soluzione non è schierarsi contro il progresso. Sarebbe ingenuo, oltre che inutile. La tecnologia può essere una leva straordinaria. Ma non è neutra. Cambia il ritmo, ridefinisce i concetti di “priorità” e “urgenza”. Se tutto è tracciabile, tutto sembra controllabile. Se tutto è misurabile, tutto sembra migliorabile. E soprattutto: se tutto è notificabile, tutto sembra urgente. Il risultato? Rischiamo di trasformare le aziende in ambienti ad alta stimolazione permanente. Luoghi in cui riceviamo input continui ma non abbiamo il tempo di trasformarli in pensiero. In altre parole, frammentazione. Che rallenta non solo l’operatività, ma anche il senso di responsabilità. Perché più una decisione è condivisa, più è difficile capire chi la possiede. Se un progetto vive contemporaneamente in due chat, una presentazione e un file condiviso, chi è responsabile della sua esecuzione? Risposta: tutti, e nessuno. Ed ecco che senza neanche accorgercene, non stiamo più producendo lavoro, ma solo una nebbia patinata.
Work smarter o work harder? Il rischio dell’iper-efficienza
Work smarter, not harder è una frase che ormai sentiamo ovunque. Ma abbiamo mai pensato che, forse, non è solo riferita alle ore in cui stiamo fisicamente davanti al pc, ma anche ai tool che utilizziamo? Se abbiamo strumenti più veloci, possiamo fare più cose. Se l’AI aggiorna i dati in tempo reale, possiamo controllarli più spesso. Se una call può essere sostituita da un messaggio, possiamo mandarne tre contemporaneamente. L’efficienza non funziona così, a sfinimento. E soprattutto: l’asticella non può essere alzata all’infinito. Per arrivare dove, poi? A una specie di girone infernale dove vige la competizione. Chi risponde prima. Chi produce più versioni. Chi riesce a fare tutto e più di tutto senza avere un esaurimento nervoso.
Imparare a “levare”: la lezione di Michelangelo
Giorgio Vasari ci dice che Michelangelo Buonarroti scolpiva il marmo “per via di levare”: rimuovendo il materiale in eccesso, togliendo i pezzi inutili. È così che prendevano forma i suoi capolavori: liberi da ciò che è superfluo. Proviamoci. Liberiamoci da (qualche) strumento e prima di chiederci cos’altro possiamo usare, interroghiamoci su quale complessità superflua stiamo autorizzando a entrare nel nostro sistema.
Il futuro del lavoro non sarà meno tecnologico. Sarà, probabilmente, ancora più denso di tool, automazioni e intelligenze artificiali. E proprio per questo, è fondamentale che chiariamo da subito una cosa: non possiamo averli tutti. Dobbiamo scegliere. Pena, un inevitabile rallentamento, nostro, e delle aziende di cui facciamo parte. Vale per tutto, vale anche per il lavoro.
