Spark, Slack e Spike: cambia la comunicazione

Secondo una ricerca, i lavoratori impiegano ben un terzo della loro giornata a rispondere alle e-mail. Ora tre strumenti rappresentano un’efficace evoluzione.

Qualcuno l’aveva data per morta e sepolta con l’avvento dei social network e in particolare di instant messagging come WhatsaApp e Messenger, qualcun altro invece continua ad avere diversi account e a usarla per qualsiasi tipo di comunicazione, anche quando il collega si trova giusto due scrivanie più in là.

Parliamo dell’e-mail, nata nel 1971 (ben 48 anni fa!) che non solo resiste, ma è addirittura protagonista anche al di là ogni possibile previsione. Stando, infatti, a quanto dice Radiati Group in un report che riguarda il periodo 2017-2021, 2 anni fa nel mondo, sono state spedite e ricevute quotidianamente oltre 269 miliardi di e-mail. E si prevede che questo flusso non sia destinato a scemare, tutt’altro. Nel 2021 le e-mail potrebbero superare i 333 miliardi.

Un problema che riguarda tutti, ma in particolare le aziende e i loro dipendenti tant’è che ci sono imprenditori come Brunello Cucinelli che ha deciso di ridurre all’osso l’uso della posta elettronica dentro l’azienda per favorire il dialogo.

Ma senza per forza arrivare a decisioni così “estreme” – converrete che ci sono delle situazioni in cui le e-mail sono necessarie a fissare concetti e a dare riprova scritta di quanto detto a voce – si può arrivare a usare degli strumenti che rappresentano l’evoluzione della posta elettronica rispetto a come siamo abituati a conoscerla.

Spark per decidere cosa è prioritario e agevolare la comunicazione con i colleghi
Uno di questi è per esempio Spark, un client per le e-mail diverso da molti altri. Inventato da Readdle, azienda ucraina specializzata in app, ha di recente tranquillizzato i possessori di Android perché finalmente è diventato disponibile anche per loro (prima era solo per iOS).

Utilizzabile per qualsiasi provider di posta come Gmail, Yahoo e tanti altri, tra le sue particolarità c’è il fatto di avere la cosiddetta Smart Inbox che fa sì che le e-mail in entrata vengano suddivise in personali, notifiche e newsletter. E fin qui forse non vi sembrerà nulla di nuovo.

La particolarità invece consiste nel fatto che, grazie a un algoritmo interno, il client riesce a filtrare la posta che è davvero prioritaria mettendola in rilievo e quella che può essere tranquillamente letta dopo. Fa insomma quella che si può definire una categorizzazione delle e-mail, ma non solo: permette di “pinnare” le più importanti in modo da essere un promemoria per le attività che bisogna fare nella giornata e di rinviare ad un altro giorno le e-mail cui si può pensare successivamente, in una parola: posticiparle.

Al di là delle varie funzioni personali – come ancora la ricerca interna particolarmente efficace –  il vero successo di questo client consiste nella versione che è stata dedicata ai team di lavoro. Anche alla luce del fatto che, come dimostra una ricerca della Carleton University in Canada, ogni lavoratore trascorre ben un terzo della propria giornata lavorativa leggendo e rispondendo alle e-mail. Che spesso non sono né urgenti né importanti e né tantomeno dovrebbero avere risposte così immediate come magari ogni lavoratore pensa. Situazione che, come sappiamo, genera non poco stress.

La funzionalità di Spark per team cerca di ridurre la quantità privilegiando la qualità della conversazione.  Come? Fa in modo che i vari destinatari di un’e-mail possano, se devono aggiungere qualcosa, fare un appunto, fare un ulteriore domanda, precisare un particolare, commentare tutte queste cose in modo privato in una chat legata all’e-mail che viene aperta proprio accanto a questa.

Così si rende più immediata ma anche più diretta la comunicazione che riguarda solo alcune delle persone che sono “dentro le e-mail”. Andando ancora più sul pratico: anziché scrivere un’e-mail rispondendo a tutti o un’e-mail singola a una persona, quella persona viene contattata in chat, il dubbio viene risolto e alla fine si risponde con quell’unica e-mail in cui ci sono delle informazioni che coinvolgono davvero tutti.

«In questo modo – assicurano gli inventori di Spark “si tiene insieme la comunicazione interna ed esterna» e si fa una cosa: grazie a una chat che nasce proprio dentro la e-mail – quindi non su WhatsApp o da altra parte, il che come sappiamo genera confusione – si risparmiano almeno 5-6 e-mail che sarebbero state scritte solo per definire alcuni dettagli.

E-mail collaborative in tempo reale e possibilità di delega
Ma non solo: quante volte ci si scambia e-mail tra colleghi per scrivere il report perfetto o quella comunicazione univoca che deve essere mandata al cliente? Sicuramente tantissime, quando potrebbe essere più proficuo creare un’e-mail insieme in tempo reale, sì come avviene con i documenti di Google Drive. Con Spark si può usare un editor in cui tutti contemporaneamente possono partecipare alla stesura e a lato usare la chat per fare domande e dare un eventuale feedback che poi servirà alla costruzione della comunicazione finale.

La collaborazione viene, inoltre, agevolata anche grazie alla “delega”. Avete presente tutte le volte in cui magari non riuscite a fare una cosa e vorreste poter delegare, ma in tal caso dovreste inviare tutto il materiale e spiegare passo dopo passo ogni cosa? Con Spark è possibile assegnare un’e-mail che magari è già stata iniziata a un altro membro del team, accompagnandola con un messaggio e impostando la scadenza. Inoltre, si possono monitorare i progressi che sono stati fatti e ricevere una notifica quando l’attività è stata completata.

Slack: per tenere team e progetti in unico grande hub
Ha più di 10 milioni di utenti attivi, uffici che vanno da Dublino a New York passando per Vancouver ed è usato da 65 delle 100 aziende migliori al mondo secondo la rivista Fortune. Non male per Slack nato inizialmente per ridurre le e-mail e che ora, come si legge nel suo claim, è un hub collaborativo “dove avvengono conversazioni, vengono prese le decisioni e l’informazione è sempre a portata di mano”.

Come funziona? Basta andare su Slack.com, creare il proprio progetto e il team di persone con cui si vuole collaborare. L’invito avverrà via e-mail e ai componenti del team verrà inviato un link attraverso cui collegarsi alla “stanza” dove si parla del progetto. Anziché, dunque, inviare diverse e-mail per vedere lo stato dei lavori, per parlare dei dettagli e di tanto altro ancora, basta usare questo spazio per parlare con tutti i componenti del team, condividere file e tanto altro ancora. I file, per altro, sono facilmente reperibili a destra e ciò fa sì che tutto sia non solo più agevole e intuitivo, ma che si migliori anche la produttività. Invece di passare le ore a cercare un determinato documento tra e-mail di cui non ricordate l’oggetto o di cercare un file che era stato salvato con un nome che non c’entrava niente, in un unico posto si trova tutto quello che serve per il progetto.

Inoltre, messaggi che sono particolarmente importanti possono essere “pinnati” in modo da essere visibili ogni volta che ci si collega. Tra gli altri vantaggi di Slack, un po’ come per Spark, c’è il fatto che se si vuole chiedere un dettaglio a una persona del team, basta cliccare sul suo nome per intraprendere una conversazione diretta con essa.

Inoltre, Slack permette di usare in una sola interfaccia altri tool come Trello, Google Calendar, Mailchimp. Queste e tante altre funzionalità non solo riescono a diminuire considerevolmente la mole di e-mail, ma ad aumentare la produttività ed evitare la dispersione delle conversazioni oltre che del materiale che è presente in unico posto anziché in tantissime cartelle. Il fatto, poi, di inglobare altri tool fa sì che si unifichi il flusso di informazioni.

Spike: il WhatsApp delle e-mail
Infine, nel panorama degli strumenti che migliorano il mondo delle e-mail non poteva mancare Spike, nato per chi invia tantissime e-mail e manda avanti, costantemente, molte conversazioni. In che senso aiuta a gestire meglio il flusso? Grazie al fatto che è un’app di messaggistica sì, ma basata sulle e-mail, da qualunque client di posta vengano inviate.

Spike, in pratica, crea in automatico dei gruppi – sì come avviene per WhatsApp – in cui ci sono i mittenti e i destinatari di quella conversazione e anziché fare “rispondi” o “rispondi tutti” sotto ogni thread c’è la possibilità di rispondere alla persona in questione o a tutti come avviene in una chat.

Non è per forza necessario usare l’app, anche se ovviamente è consigliato: per partecipare quel che conta è avere un’email. L’app non si limita solo alla gestione delle conversazioni, ma appunto, come succede per WhatsApp, è possibile fare chiamate e videochiamate. Inoltre, è possibile avere un’anteprima rapida dei file senza scaricarli visto che sono visibili all’interno del messaggio stesso da parte di chi le ha inviati.

L’obiettivo di quest’app che vuole rendere l’e-mail “conversational” (che potremmo tradurre con “colloquiale”) non è tanto, o meglio non solo, ridurre il volume di e-mail. Il principale obiettivo è trovare un modo per rendere più collaborativi i team che lavorano allo stesso progetto hanno bisogno di rendere più agevole e immediata la comunicazione interna, senza dovere per forza utilizzare app di messaggistica nelle quali ci sono anche conversazioni di tipo personali.  Tutti questi sono strumenti importanti per fare stare meglio il dipendente e collaboratore e creare quella “felicità al lavoro” di cui tanto si parla ma che ancora – anche per via delle tante, troppe e-mail – sembra essere una chimera.